Powiatowy Urząd Pracy w Radomiu

POWIATOWY URZĄD PRACY > Rejestry, Ewidencje, Archiwa

REJESTRY, EWIDENCJE, ARCHIWA

DZIAŁ ORGANIZACJI I KOORDYNACJI

Lp.	Nazwa rejestru/ewidencji	Podstawa prawna utworzenia rejestru/ewidencji	Zakres informacji gromadzonych w rejestrze/ewidencji
	Rejestr skarg i wniosków, petycji	art. 254 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, z późniejszymi zmianami).	liczba porządkowa, data wpływu skargi, imię, nazwisko, adres petenta, przedmiot skargi, , komu zlecono, termin załatwienia, sposób załatwienia, kogo powiadomiono, uwagi
	Rejestr upoważnień i pełnomocnictw Starosty Radomskiego i Dyrektora PUP	Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.)	liczba porządkowa, data, numer, imię i nazwisko osoby, która otrzymuje upoważnienia/pełnomocnictwa, treść upoważnienia
	Rejestr Zarządzeń Dyrektora	Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.)	liczba porządkowa, data, numer, treść aktu, data uchylenia
	Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej - prowadzony na podstawie informacji zgłoszonych przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu	§3 Zarządzenia Nr 25/2016 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu z dnia 12 grudnia 2016 roku w sprawie zasad udostępniania informacji publicznej przez Powiatowy Urząd Pracy w Radomiu.	Data wpływu wniosku, wnioskodawca i adres wnioskodawcy, przedmiot wniosku, data przekazania wniosku do załatwienia, komórka prowadząca sprawę, wskazanie rodzaju informacji (prosta/ przetworzona), sposób udzielenia odpowiedzi, wskazanie innych komórek przygotowujących odpowiedź częściową, data powiadomienia wnioskodawcy
	Rejestr umów powierzenia danych osobowych – prowadzony na podstawie informacji zgłoszonych przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu	POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH - Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 21/2018 Dyrektora PUP w Radomiu z dnia 26.10.2018 r.	liczba porządkowa, nr umowy, okres obowiązywania, nazwa podmiotu przetwarzającego, powierzone czynności przetwarzania
	Rejestr zawartych i podpisanych umów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO	art. 139 ust. 3 ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 z póź.zm.), Zarządzenie nr 36/2005 Dyrektora PUP w Radomiu z dnia 12.12.2005r. w sprawie instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów księgowych oraz zasad prowadzenia księgowości w PUP w Radomiu ze zmianami	Liczba porządkowa, data zawarcia, nr umowy, przedmiot umowy, zamawiający, kwota umowy,
	Rejestr zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO	Zarządzenie Nr 8/2014 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie wydatkowania środków publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Radomiu do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO	liczba porządkowa, przedmiot zamówienia, data zawarcia umowy/złożenia zamówienia, data zakończenia realizacji zamówienia, cena, uwagi
	Rejestr wniosków o wydanie RP-7	art. 125 oraz w art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z FUS, art. 19 ust.1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.),	liczba porządkowa, treść sprawy, wnioskodawca, znak pisma, z dnia, data wszczęcia sprawy, data zakończenia sprawy, uwagi
	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.)	nr kolejny spisu, data przyjęcia akt do archiwum, nazwa komórki, która dokumenty przekazuje, liczba teczek, liczba poz. spisu, daty skrajne dokumentacji, ew. kategorie dokumentacji
	Rejestr przesyłek wpływających i wychodzących z Urzędu	§ 10 ust. 1,2,3 Instrukcji kancelaryjnej dla PUP w Radomiu stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 26/2012 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego dla Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu.	Rejestr przesyłek wpływających: 1) liczba porządkowa; 2) data wpływu przesyłki do podmiotu; 3) tytuł, czyli zwięzłe odniesienie się do treści przesyłki; 4) nazwa podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna; 5) wskazanie, komu przydzielono przesyłkę; 8) liczba załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki; 9) dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne. Rejestr przesyłek wychodzących (listy polecone i za zwrotnym poleceniem odbioru): 1) liczba porządkowa; 2) data przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu; 3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; 4) sposób przekazania przesyłki (np.: polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, priorytet).
	1) Prowadzenie ewidencji sprzętu informatycznego. 2) Prowadzenie rejestru licencji na zakupione programy komputerowe. 3) Prowadzenie rejestru gwarancji na zakupiony sprzęt komputerowy. 4) Prowadzenie rejestru wydawanych materiałów eksploatacyjnych do sprzętu komputerowego.	Zarządzenie nr 36/2005 Dyrektora PUP w Radomiu z dnia 12.12.2005r. w sprawie instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów księgowych oraz zasad prowadzenia księgowości w PUP w Radom ze zmianami, zakresy czynności	Liczba porządkowa, nazwa, nr inwentarzowy/nr licencji/gwarancji

Rejestry i ewidencje prowadzone są w różnych formach, to jest:

Jako wykaz lub spis spraw wpiętych chronologicznie do teczki lub segregatora.
Elektronicznie w postaci bazy danych.

W Powiatowym Urzędzie Pracy w Radomiu prowadzone są niżej wymienione archiwa, rejestry i ewidencje a dane w nich zawarte mogą być udostęp-niane na zasadach określonych w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1330 z późn. zm.) z ograni-czeniami wynikającymi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fi-zycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 z późn. zm.) i innych ustaw.

Rejestr udzielonych zamówień,
Rejestr wniosków o wydatkowanie środków publicznych,
Rejestr zaświadczeń o zarobkach,
Rejestr bezrobotnych bez stałego miejsce zamieszkania,
Rejestr bazy danych pracodawców ( w formie elektronicznej ),
Rejestr zwolnień grupowych,
Rejestr osób aktywnie poszukujących pracy.
Rejestr giełd i targów pracy.
Rejestr oświadczeń pracodawców o zamiarze powierzenia pracy zarobkowej cudzoziemcom.
Rejestr wniosków o wydanie opinii starosty o możliwości zatrudnienia cudzoziemca na zgłoszonym wolnym miejscu pracy.
Rejestr wniosków o wydanie dokumentu U2.
Rejestr osób, które podjęły przerwały lub zakończyły kontrakt socjalny.
Rejestr dłużników alimentacyjnych (papierowy i elektroniczny).
Rejestr osób skierowanych do pracy (elektroniczny).
Rejestr osób, dla których przygotowano IPD.
Rejestr osób skierowanych na szkolenie,
Rejestr udzielonych pożyczek szkoleniowych,
Rejestr przyznanych jednorazo środków na podjęcie działalności gospodarczej i refundacji kosztów doposażenia i wyposażenia stanowiska pracy,
Rejestr wizyt monitorujących w zakresie realizacji zadań wynikających z umów cywilnoprawnych zawieranych między pracodawcami a urzędem,
Rejestr uczestników biorących udział w projektach, programach,
Rejestr stażystów skierowanych do odbycia stażu ( w formie elektronicznej ),
Rejestr osób skierowanych na przygotowanie zawodowe dorosłych,
Rejestr osób, którym finansowane są studia podyplomowe,
Rejestr osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych, refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne
Rejestr osób skierowanych do wykonywania prac społecznie użytecznych ( w formie elektronicznej ),
Rejestr szkoleń indywidualnych,
Rejestr szkoleń grupowych,
Rejestr udzielanych porad grupowych,
Rejestr udzielonych porad indywidualnych,
Rejestr udzielonych informacji zawodowych,
Rejestr rozmów wstępnych,
Rejestr usług indywidualnych,
Rejestr wydanych decyzji,
Rejestr wydawanych postanowień,
Rejestr rozpatrywanych odwołań,
Rejestr spraw w egzekucji,
Rejestr zwrotu nienależnie pobranych świadczeń,
Rejestr wpływających wniosków i wydanych zaświadczeń do celów naliczenia kapitału początkowego,
Rejestr pracowników zatrudnionych i zwolnionych,
Zestawienia statystyczne – Sprawozdania MP i PS-01 o rynku pracy,
Ewidencja bezrobotnych (w formie elektronicznej),
Ewidencja poszukujących pracy ( w formie elektronicznej ),
Ewidencja osób niepełnosprawnych,
Ewidencja ofert pracy,
Ewidencja księgowa ( w formie elektronicznej ),
Ewidencja - książka kontroli.

Rejestry i ewidencje prowadzone są w różnych formach, tj.:

• jako wykaz lub spis spraw wpiętych chronologicznie do teczki lub segregatora,
• elektronicznie w postaci bazy danych.

Archiwum

W Powiatowym Urzędzie Pracy funkcjonuje archiwum zakładowe działające na podstawie przepisów Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 1506) oraz Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu, grupujące akta jednostki własnej.

Kartoteka Akt Osób Bezrobotnych.

Dane z Kartoteki Akt Osób Bezrobotnych udostępniane są zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 922). Osobą odpowiedzialną za udostępnianie danych zawartych w Kartotece Akt Osób Bezrobotnych jest Arkadiusz Skałczyński - Kierownik Działu Organizacji i Koordynacji.

Udostępnianie informacji

Informacje zawarte w rejestrach, ewidencjach i archiwum urzędu mogą być udostępniane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2016r. poz. 922).

Nazwa dokumentu: Rejestry, Ewidencje, Archiwa
Skrócony opis: Rejestry, Ewidencje, Archiwa
Osoba, która wytworzyła informację: Danuta Woźniak
Osoba, która odpowiada za treść: Danuta Woźniak
Osoba, która wprowadzała dane: Dorota Wojtala
Data wytworzenia informacji: 2012-02-23 11:18:58
Data udostępnienia informacji: 2012-02-23 11:18:58
Data ostatniej aktualizacji: 2019-03-08 11:37:19

Wersja do wydruku...

Zarządzenie Nr 8/2014 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie wydatkowania środków publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Radomiu do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO